Perancangan Organisasi

27 01 2009

Bagaimana merancang sebuah organisasi? Sebelum pertanyaan tersebut dipaparkan secara ilmiah dengan berbagai macam teori-teori organisasi, maka perlu disamakan terlebih dahulu persepsi mengenai organisasi seperti apa yang hendak dirancang dan apa itu aktivitas merancang organisasi.

Organisasi merupakan sekumpulan orang yang membentuk sebuah sistem terpadu mengenai bagaimana orang-orang dalam organisasi mencapai tujuan yang sama. Tujuan tersebut sering dituangkan dalam sebuah wadah yakni Visi. Orang-orang dalam organisasi, seberapa besarpun organisasi itu, pasti memiliki tujuanbersama yang ingin dicapai. Tujuan yang dicapai tidak bisa dilakukan sendiri-sendiri, secara individual. Sehingga membentukalah organisasi. Berasal dari kata dasar organ. Arti harfiahnya dalam istilah biologi kurang lebih berarti sekumpulan jaringan yang membentuk satu kesatuan dimana dapat melakukan fungsi tertentu secara independen. Kata organ mendapat imbuhan ’isasi’. Sehingga bisa diartikan sebagai proses dan sekumpulan aktivitas. Mengenai jumlah orang dalam organisasi, dalam hal ini tidak dibatasi. Perancangan organisasi yang akan dibahas di sini bersifat umum dan bisa diterapkan dalam jenis organisasi apa saja dan jumlah orangnya berapa saja. Mulai dari organisasi kampus, sosial kemasyarakatan, industri rumah tangga dan organisasi perusahaan, serta sebuah partai politik.

Kata ’perancangan’ sering disamaartikan dengan fungsi perencanaan dalam keilmuan manajemen secara umum. Hal ini memang tidak salah. Namun dalam perancangan organisasi akan lebih detail dijelaskan bagaimana strategi spesifik mengenai langkah-langkah agar organisasi terbentuk. Secara spesifik perancangan organisasi adalah sebuah usaha formal, proses yang terarah untuk mengintegrasikan manusia, informasi dan teknologi dalam sebuah organisasi. Perancangan organisasi di gunakan untuk mempertemukan bentuk organisasi yang sedekat mungkin dengan tujuan yang ingin diraih oleh organisasi. Melalui desain proses, aktivitas organisasi untuk meningkatkan kemungkinan dari usaha bersama seluruh anggota organisasi mencapai kesuksesan.

Visi Misi

Visi merupakan keinginan akan keadaan di masa mendatang yang dicita-citakan oleh seluruh anggota organisasi mulai dari jenjang paling bawah hingga yang paling atas. Misi adalah serangkaian cara untuk melaksanakan atau mewujudkan visi. Bisa terdiri dari lebih dari satu uraian.

Jika ditinjau dari segi istilah secara ilmiah, maka visi dan tujuan organisasi berbeda dari sudut pandang frame atau horison waktu. Visi mempunyai horison waktu jangka panjang, sedangkan tujuan merujuk pada suatu satuan waktu tertentu sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Selanjutnya yang pasti dilakukan adalah memberi nama, logo dan motto atau slogan organisasi. Nama bisa mencerminkan bidang organisasi yang digeluti, singkatan dari sebuah slogan atau motto tertentu, serta biasanya dihiasi dengan warna-warna unik yang mempunyai makna.

Value and belief perlu dirancang di awal untuk menentukan prinsip-prinsip dasar organisasi dan nilai dasar yang dianut. Sebagai contoh adalah prinsip dasar sebuah organisasi menggunakan landasan antikorupsi. Dalam prakteknya, perancangan value and belief sudah pasti dimiliki oleh semua organisasi. Hanya saja dengan nama yang diistilahkan berbeda. Misalnya sebuah organisasi perusahaan memberikan nama ’prinsip dasar perusahaan’.

Strategi

Strategi secara mudah didefinisikan sebagai serangkaian cara tertentu yang berkesinambungan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi. Strategi secara umum terbagi menjadi dua, yakni bersifat strategis dan operasional. Jika bersifat strategis, maka hanya orang-orang yang terletak di jajaran pimpinan yang akan membahas. Sedangkan bersifat operasioanl karena sudah mencakup langkah-langkah teknis di lapangan untuk mencapai sebuah tujuan.

Salah satu cara yang bisa dilakukan dengan menggunakan analisis SWOT (strength, weakness, opportunities dan threat). Merupakan analisis yang digunakan untuk memetakan bagaimana kondisi internal organisasi pada saat dirancang, dikaitkan dengan visi-misi dan tujuan organisasi. Dan kondisi eksternal perusahaan, baik berupa peluang dan ancaman yang akan mempengaruhi organisasi. Selanjutnya akan dirumuskan strategi berdasarkan keempat faktor tersebut. Jika dicontohkan dalam sebuah gambar adalah sebagai berikut. Contoh organisasi yang dibentuk adalah perusahaan perak. Strategi yang dipilih adalah gabungan antara kekuatan dan peluang (S-O).

cek

Analisis SWOT semacam ini sering disebut dengan SWOT kualitatif. Pearce and Robbinson membuat analisis SWOT yang lebih bersifat kuantitatif. Akan dijelaskan lebih lanjut di-postingan berikutnya dengan tema ’Manajmen Strategi’.

Proses Bisnis

Menggambarkan sekumpulan proses yang disusun secara komprehensif untuk mendeskripsikan bagaimana proses perancangan dilakukan, sampai bagaimana organisasi melakukan aktivitasnya. Jika dimisalkan organisasi yang dirancang adalah sebuah perusahaan manufaktur, maka tahap ini sampai mendesain proses produksi di lantai produksinya.

Salah satu yang bisa dijadikan landasan ilmiah untuk menyusun proses bisnis perancangan organisasi adalah memakai acuan standar desain yang dikeluarkan oleh APQC (American Productivity and Quality Centre). Organisasi tersebuat mengemukakan cara yang dinamakan PCF (Process Classification Framework). Memuat dua tabel dasar, yakni tabel kategori proses bisnis dan pengelompokan aktivitas bisnis. Untuk menyusun kedua hal itu, ada dasar acuan dalam pengklasifikasian apa saja yang masuk dalam proses bisnis. Ada 12 jenis kategori.

po1

APQC membuat pengklasifikasian proses bisnis menjadi :

1. Kategori, merupakan tingkat tertinggi dalam klasifikasi proses bisnis, diberikan nomor item, seperti : 1.0 dan 3.0.

2. Kelompok Proses, merupakan item dalam klasifikasi proses yang dipertimbangkan dalam satu daerah proses, diberikan nomor item dengan satu desimal, seperti : 8.1 dan 9.1

3. Proses, merupakan item dalam klasifikasi proses yang dipertimbangkan sebagai suatu proses, diberikan nomor item dengan dua desimal, seperti : 8.1.1 dan 9.1.2

4. Aktivitas, merupakan semua item yang dipertimbangkan sebagai aktivitas-aktivitas di dalam suatu proses, diberikan nomor item dengan tiga desimal atau lebih, seperti : 8.3.1.1 dan 9.1.1.1

Tabel pertama, yakni tabel kategori proses bisnis, berikut adalah contohnya. Ke-12 kategori proses bisnis tidaklah perlu dibuat. Hanya yang perlu saja menurut sudut pandang pembuat organisasi dengan mengacu hasil strategi organisasi dengan analisis SWOT.

po31

Tabel kedua, yakni tabel pengelompokan aktivitas bisnis, berikut adalah contohnya. Untuk memperoleh bidang apa saja yang terlibat dalam organisasi tidak asal-asalan. Hal ini memperhatikan proses bisnis yang ada. Misalnya dalam proses bisnis ada aktivitas HSE (Health and Safety Environtment), maka tentu saja ada bagian khusus yang menangani itu.

po4Keterangan :

xx : Penaggung jawab dan pengambil keputusan

oo : Keterlibatan penuh / pelaku utama

vv : Keterlibatan biasa, sekedar informasi (membantu)

Skema organisasi

Sebelum mendesain skema organisasi, perlu dijabarkan terlebih dahulu mengenai proses bisnis apa saja yang terlibat. Sehingga secara logika, maka dalam hasil proses bisnis tersebut didapat pula fungsional keorganisasian apa saja yang terlibat. Misalnya keuangan, SDM, pemasaran dan teknologi informasi. Sehingga tidak bisa langsung terbentuk skema organisasi. Berikut adalah contoh hasil perancangan organsasi.

po5

Semoga bermanfaat, keterangan lebih lanjut hubungi admin.

po6

Iklan

Aksi

Information

10 responses

23 02 2009
PSIT « nurrahmanarif berbagi kisah

[…] struktur organisasi (Perancangan Organisasi) dan job description perlu dilakukan agar secara fungsional manajemen, departemen dapat melakukan […]

1 12 2009
Strategi Penyehatan Perusahaan « nurrahman

[…] umum. Ada 10 langkah yakni, pergantian manajemen, sentralisasi pengendalian keuangan, perubahan organisasi, reduksi biaya, reduksi aset, restrukturisasi hutang, reorientasi produk, peningkatan pemasaran, […]

20 03 2010
rifqi ilzami khoiri

buku yang sering digunakan menjadi referensi untuk meta kuliah itu bukunya karangannya siapa???

20 03 2010
20 07 2010
Nuke

thankyu ya mas share infonya :>

7 11 2011
Yudha Arif Budiman

makasih mas, sangat membantu .,

jadi standar APQC itu ada 2 yah ? yang klasifikasi proses bisnis sama kategori proses bisnis

9 05 2012
Afriyanto

Kalau strategi dalam mendesain suatu organisasi gimna???

9 05 2012
nurrahman

seperti dijelaskan di bagian atas, perancangan organisasi merupakan upaya strategi untuk mendesain organisasi

27 05 2012
31 01 2013
syahroedy

Apakah semua organisasi itu memiliki proses bisnis?Mohon mnt penjelasan yg kongkrit sob…?

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s




%d blogger menyukai ini: